Keempatnya tampak tidak berbahaya saat dilakukan. Risikonya baru muncul berbulan-bulan kemudian, tanpa jejak siapa pengambilnya.
Satu pola layak dicatat di sini. Dokumen yang beredar paling luas justru bukan dokumen rahasia, melainkan dokumen rutin. Karena rutin itulah kewaspadaan terhadapnya paling rendah.
Kebiasaan Kantor yang Menyimpan Risiko Besar
Folder berisi tanda tangan pimpinan
Ada satu kebiasaan yang sangat umum dan jarang dipersoalkan. Bagian administrasi menyimpan berkas gambar tanda tangan pimpinan di komputer kerja. Alasannya praktis, karena pimpinan sering bepergian dan dokumen harus segera keluar.
Risikonya baru terasa ketika terjadi perselisihan internal. Siapa pun yang pernah mengakses komputer itu bisa memakainya. Tidak ada catatan siapa menempelkan dan untuk dokumen apa. Keadaan seperti ini menyulitkan pemeriksaan di kemudian hari.
Jalan keluarnya bukan sekadar menambah aturan internal. Penandatanganan yang memakai tanda tangan elektronik menghapus kebutuhan menyimpan gambar. Pimpinan dapat menyetujui dokumen dari mana pun tanpa menitipkan berkas apa pun.
Mengapa Membantah Gambar Tanda Tangan Itu Sulit
Beban pembuktian yang berpindah
Di sinilah persoalan teknisnya mengemuka. Pembuktian tanda tangan palsu umumnya tidak cukup dengan pengamatan mata. Pemeriksaannya dilakukan secara ilmiah oleh laboratorium forensik kepolisian.
Pemeriksa membandingkan dokumen yang dipersoalkan dengan dokumen pembanding yang sah. Yang dinilai antara lain tekanan goresan, arah penulisan, dan ciri khas penandatangan. Prosesnya menuntut kelengkapan bahan pembanding dan waktu yang tidak singkat.
Hambatan yang jarang diketahui
Ada satu syarat yang membuat banyak kasus mandek. Pemeriksaan forensik menuntut dokumen asli, bukan fotokopi maupun hasil pindaian. Pada dokumen yang hanya ditempeli gambar, goresan aslinya memang tidak pernah ada.
Akibatnya pembuktian berpindah ke jalur lain yang lebih berliku. Pemalsuan dokumen tetap merupakan tindak pidana menurut kitab undang-undang hukum pidana. Ancamannya pidana penjara paling lama enam tahun atau pidana denda. Namun unsur kerugian harus terbukti lebih dulu, dan itu memakan waktu.
Langkah Mengurangi Peredarannya
Pada dokumen yang akan dipublikasikan
Pencegahan paling murah justru paling sering dilewatkan. Untuk dokumen yang memang akan dipublikasikan, pertimbangkan menutup area tanda tangannya. Keabsahannya tetap bisa dinyatakan melalui keterangan tertulis.
