Urutan Pembubuhan yang Sering Terbalik
Mengapa meterai sebaiknya lebih dulu
Ini kekeliruan teknis yang paling sering terjadi di lapangan. Sebagian pengguna menandatangani dokumen lebih dulu, lalu menambahkan meterainya. Pembubuhan meterai setelah itu mengubah isi berkas.
Akibatnya pembaca PDF akan melaporkan dokumen berubah setelah diteken. Tanda tangannya tidak hilang, tetapi keterangannya memicu keraguan penerima. Urutan yang disarankan karena itu cukup sederhana:
1. Siapkan dokumen dalam bentuk final, tanpa rencana penyuntingan lagi
2. Bubuhkan meterai elektronik pada berkas tersebut lebih dulu
3. Jalankan peninjauan internal bila dokumennya memerlukan persetujuan
4. Lakukan penandatanganan oleh seluruh pihak secara berurutan
5. Simpan berkas aslinya, lalu bagikan tautan unduhnya
Langkah pertama paling menentukan hasil akhirnya. Dokumen yang masih mungkin disunting sebaiknya belum dibubuhi apa pun.
Bagaimana bila urutannya sudah terbalik? Dokumen lama tidak perlu dibuang. Jelaskan kronologinya kepada penerima, lalu sertakan riwayat pembubuhannya. Untuk dokumen berikutnya, perbaiki urutannya sejak awal.
Saldo yang Terpisah dan Sering Disalahpahami
Dua pos yang perlu dipantau
Di sinilah pengguna baru paling sering tersandung. Saldo untuk penandatanganan dan saldo meterai bukan satu kantong yang sama. Keduanya diisi terpisah dan berkurang terpisah.
